新たなI-9のフォームが発表されましたー2020年5月1日までに使用を開始する必要があります。 | New Form I-9 Version Announced – Must Be Used May 1
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アメリカ合衆国市民権・移民業務局（USCIS）は、2020年1月31日に連邦政府官報にて次の発表をしました。新しいバージョンのI-9フォーム（rev.10/21/2019―これは改訂日を示します）が、1月31日から使用できるようになります。ただし、雇用主は、古いバージョン（rev. 07/17/2017N)も2020年4月30日まで使うことができます。すなわち、新しいバージョンへの移行期間として、90日間は罰則を受けることなく古いバージョンを使うことができます。既存の従業員に関しては、新しいI-9フォームの使用が開始されても、新しいI-9フォームを作成しなおす必要はありません。
もし適切なバージョンのI-9フォームを使わなかった場合はどうなりますか？
移民・関税執行局（ICE）と移民関連の不公平な雇用慣行を担当する司法省特別顧問局（現在は「移民および従業員の権利課 – EIR」として知られています）は共同でガイダンスを出し、内部監査により正しくないバージョンのI-9フォームを使っていたとわかった場合は雇用主は次のようにすること、と以下のようなアドバイスを提供しています。
提出されたI-9フォームが、雇用時に有効であったI-9フォームの規則に準じて適切に記入されたものであれば、雇用主は、すでに完成している古いバージョンのフォームを未記入の現在の新しいフォームにホチキス留めし、新しいフォームの方に、なぜそれが添付されているのかという理由（雇用時に正しくないバージョンを使ってしまった、等）を記述し、それに署名をすれば、誤りを修正することができます。あるいは、雇用主は、正しくないフォームへの記載は正確かつ正直／誠実に行われているという説明を記述した文書を完成している古いバージョンのI-9フォームに添付することもできます。
要するに、余分に時間を費やしたり管理上の煩わしさに遭遇したりすることを避けるために、タイムリーに正しいバージョンを使うようにすることが大切ということです。フォームのバージョンは、I-9フォームの下の隅に示されている改訂日を見ることで確認できます。
使うべきI-9フォームのバージョンはどこで入手できますか？
「I-9フォームセントラル」：https://www.uscis.gov/i-9-central/complete-correct-form-i-9/which-form-i-9-should-i-use に、I-9フォームのこれまでのバージョンがリストされています。もっとも、どのフォームが必要かということに関する説明は、分かりにくいと思われます。例えば、2月3日現在、このウェブサイトのリストをみると、改訂日が10/21/2019となっているフォームのみが正しいものだとされていますが、改訂日10/21/2019のフォームに加えて、07/17/2017Nのフォームにもアスタリスク（＊）が付いています。アスタリスク（＊）は、2020年2月3日時点、2つのバージョンのどちらも使用してよいということを示しています。以下がその抜粋です。
現在、以下の改訂日を示すフォームのみが、有効です。
Rev. 10/21/2019
I-9フォームの過去の改訂日は次のとおりです。改訂日の後ろにある「N」は、そのバージョンより前の改訂日のI-9フォームは、もはや就労適格性の確認に使えないということを意味しています。改訂日の後ろに付けられた「Y」は、USCISが、「N」の付いた改訂日を持つ新しいバージョンを出すまでは、フォームは有効だということを意味しています。
改訂日
Rev. 10/21/2019*
Rev. 07/17/2017 N*
* 現在有効なバージョン
新しいI-9フォームにおいて注意すべき変更点は何でしょう？
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オンラインで入力可能なスマートI-9フォームでは、USCISは、セクション1の発行国の欄に2つの国：エスワティニと北マケドニアを追加しました。さらに、これら2つの国は、セクション2に、パスポート発行機関としても追加されました。
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新しいI-9フォームの記入に関する説明には、次の内容が含まれています。
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雇用主から権限を与えられ記入できる者の明確化
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USCISウェブサイトアドレスのアップデート
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許容される書類の明確化
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紙ベースのI-9を入手する方法のアップデート
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国土安全保障省（DHS）の個人情報保護方針通知のアップデート
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I-9フォームのセクション2に記入を行う権限を与えられている者に関しては、新しいI-9フォームでは、何人でも、雇用主に代わってフォームに記入、署名する者として権限を与えられることができるとしています。ただし、I-9フォームの記入にあたり、その権限を付与された者が何らかのミスをした場合、それに対して雇用主は責任を課されます。
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新しいI-9フォームでは、また、雇用主はI-9フォームのセクション2で使わなかった書類リストの欄に「N/A」と記入する必要はないとしています。たとえば、セクション2でリストAに記入をした場合は、リストBとCの欄に「N/A」と書き入れる必要はないということです。
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また、セクション2のリストCの書類に関しては、新しいI-9フォームでは、リストC番号7の、DHS発行の労働許可書類に、リストAの労働許可書（I-766労働許可カード）は含まれていません。
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また注意していただきたいのは、新しいI-9フォームでは、リストBの連邦、州、または地域の政府機関または組織体が発行した身分証明書には、受理可能書類リストのリストBの番号1に記載されている州または合衆国外地域から発行された運転免許証または身分証明書は含まれていません。
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I-9フォームの説明書（Instruction）には、リストA、B、Cに関して使うことのできる書類の略語が示されています。これらの略語は、USCISウェブサイトで利用できるスマートI-9（オンラインバージョンのフォームI-9）を使うときに、自動的に入力変換されます。
US Citizenship and Immigration Services (USCIS) announced in the Federal Register on January 31, 2020, that the new version of Form I-9 (rev.10/21/2019) would be available for use on January 31, BUT employers can still continue to use the prior effective version of the Form I-9 (rev. 07/17/2017N) through April 30, 2020. This announcement basically provides a 90 day transition period for penalty purposes. Note that there is no requirement to complete a new Form I-9 for existing employees when a new Form I-9 is implemented.
What happens if I don’t use the current version of the Form I-9?
The joint guidance published by the U.S. Immigration and Customs Enforcement (ICE) and the Department of Justice’s Office of Special Counsel for Immigration-Related Unfair Employment Practices (now known as the Immigrant and Employee Rights Section – EIR) advises that when an employer discovers during an internal audit that the wrong version of a Form I-9 was completed, the following:
As long as the Form I-9 documentation presented was acceptable under the Form I-9 rules that were current at the time of hire, the employer may correct the error by stapling the outdated completed form to a blank current version, and signing the current blank version noting why the current blank version is attached (e.g., wrong edition was used at time of hire). In the alternative, the employer may draft an explanation and attach it to the outdated completed Form I-9 explaining that the wrong form was filled out correctly and in good faith.
Thus, to avoid extra time and administrative hassle, it is important to get the right version of the form in use timely. Please refer to the version date in the bottom corner of the Form I-9.
Where is there a record of what version of the Form I-9 is acceptable?
Please refer to the historic list on Form I-9 Central at: https://www.uscis.gov/i-9-central/complete-correct-form-i-9/which-form-i-9-should-i-use . The explanation of what form is required can be confusing. On February 3, for example, the list posted reflects the following information indicating that only the form showing the date of 10/21/2019 is correct for use, but there is an all important asterisk next to both the 10/21/2019 and 07/17/2017N versions, which reflects correctly that on February 3, 2020, both versions may be used.
Currently, only the forms showing the following revision date are valid:
Rev. 10/21/2019
Listed below are the dates Form I-9 was revised. An “N” next to the revision date means that Form I-9 with earlier revision dates can no longer be used to verify employment eligibility. A “Y” next to the revision date means the form is valid until USCIS issues a new form with a revision date containing an “N”.
REVISION DATE
Rev. 10/21/2019*
Rev. 07/17/2017 N*
* Currently valid version.
What are the changes of note in the new Form I-9?
1. In the smart I-9 version of the Form I-9 on-line, USCIS added two countries to the country of issuance field in Section 1: Eswatini and North Macedonia. In addition, these two countries were added in Section 2 as passport issuing authorities.
2. In the instructions to the new Form I-9:
- Clarification of who can act as an authorized representative on behalf of an employer.
- Update of USCIS website addresses.
- Clarification of acceptable documents.
- Update about how to request the paper Form I-9.
- Update of the Department of Homeland Security (DHS) privacy notice.
3. As to authorized representatives for the completion of Section 2 of the Form I-9, the new Form I-9 instructions do confirm that any person may be designated to complete and sign the form on the employer’s behalf. The employer, of course, is still liable for errors of their designee in Form I-9 completion.
4. The new Form I-9 instructions also indicate that employers do not have to insert “N/A” into unused lists of recorded documents in Section 2 of the Form I-9. For example, there is no requirement to insert “N/A” in List B and C blanks, when List A is completed in Section 2.
5. In addition, as to List C documents in Section 2, the new Form I-9 instructions note that the List C number 7 bucket for employment authorization documents issued by DHS does NOT include the I-766 employment authorization card from the List A employment authorization documents.
6. Also of note, the new Form I-9 instructions indicate that a List B identity card issued by a federal, state, or local government agency or entity does NOT include a driver’s license or identity card issued by a State or outlying possession of the United States as described in section B1 of the List of Acceptable Documents.
7. Please note that the instructions to the Form I-9 do provide acceptable abbreviations of documents for List A, B, and C completion. These abbreviations are populated when the Form I-9 is completed on the computer version of the form (smart I-9) available on the USCIS website.
